Che cosa è la stampa unione?
La “stampa unione” è una tecnica molto interessante (anche se poco conosciuta) con la quale è possibile stampare o inviare per posta elettronica o inviare alla stampa ,un documento base (come una lettera, una relazione, ecc.) fondendo in esso informazioni di qualsiasi genere provenienti da una base di dati.
Per rendere meglio l’idea si immagini di dover mandare un invito per una riunione d’ufficio a tutti i dipendenti di una grande azienda. Piuttosto che cambiare manualmente i dati di ogni dipendente per ogni invito da stampare, è possibile automatizzare questa procedura creando un documento base ed inserendo al suo interno dei campi che attingeranno i valori da un file dati precedentemente creato.
I file di dati
I file di dati che saranno la base per la stampa unione (detti “origine dati”) possono essere creati con diversi programmi: possiamo utilizzare le tabelle Word, un foglio elettronico Excel, un database Access, ma anche database formato .dbf.
Le informazioni dell’origine dati vengono solitamente visualizzati sotto forma di tabella. Le righe di questa tabella vendono chiamate record e contengono i dati di un singolo soggetto, le colonne vengono chiamate campi e ognuna di esse contiene un tipo di informazione.
La prima riga viene normalmente utilizzata per inserire i nomi dei campi con le seguenti limitazioni: il nome non può superare la lunghezza di 40 caratteri, deve iniziare con una lettera e non contenere spazi.
Creare il documento principale e l’origine dati
Il documento principale è quel documento nel quale desideriamo inserire i campi “stampa unione”: per crearlo è sufficiente editare il testo necessario, lasciando uno spazio dove devono essere inseriti i dati.
Possiamo iniziare il lavoro scegliendo la voce Stampa unione dal menù Strumenti; dalla finestra di dialogo che appare, possiamo decidere se utilizzare un documento principale già esistente o crearne uno sul momento.
Il passo successivo sarà quello di scegliere l’origine dati. Se non abbiamo un’origine dati e decidiamo quindi di crearne una, ci apparirà una finestra di dialogo dove avremo un’insieme di nomi di campo predefiniti, che possiamo personalizzare aggiungendo o eliminando campi. Una volta decisi i campi da utilizzare li mettiamo nell’ordine che desideriamo tramite le frecce Sposta e clicchiamo su OK; ci verrà chiesto di dare un nome all’origine dati e salvarla. Infine avremo la possibilità di modificare il file dati.
Possiamo quindi inserire i dati di cui abbiamo bisogno per il nostro lavoro nella finestra di dialogo Modulo Dati; fatto ciò ritorneremo al documento principale e potremo inserire i campi unione negli spazi vuoti ad essi destinati.
Modificare il documento principale e l’origine dati.
Se, in qualsiasi momento, cambiamo o aggiungiamo dati per la stampa unione possiamo scegliere il comando di modifica dalla finestra Prepara stampa unione .
Effettuare la stampa unione
Per procedere alla stampa unione sarà sufficiente posizionarsi sul documento principale nei punti in cui immettere i dati. Premere il pulsante Inserisci campo unione della barra degli strumenti Stampa Unione che sarà comparsa e scegliere alcuni campi della lista.
Quindi scegliere il comando Unisci dalla finestra Prepara stampa unione: ci verrà chiesto di scegliere dove effettuare la stampa unione. Se creare un nuovo documento, se stamparla o se inviarla tramite posta elettronica, il numero di record da utilizzare e se stampare i campi vuoti. Infine eseguiamo il comando Unisci per avviare il processo di unione.